Getting things done met de chaos in mijn hoofd

Zodra ik ‘s ochtends wakker word, gaan de gedachten in mijn hoofd ook gelijk aan. Sinds een paar weken mediteer ik (vrijwel) dagelijks en besef ik pas hoeveel gedachten er door mijn hoofd circuleren. Mijn hemel, wat denk ik veel en zoveel door elkaar. En het zijn vooral gedachten die op dat moment nog totaal niet relevant zijn.

Gezien de massa’s gedachten die er door mijn hoofd circuleren, vind ik het eigenlijk niet zo gek dat ik regelmatig moeite heb om mij te concentreren. Ik spring  van de hak op de tak (of beter gezegd van taak naar taak), net zoals de gedachten in mijn hoofd van het ene onderwerp naar het andere onderwerp switchen.

GTD-MB-WS-1117

Getting Things Done opfrisbeurt

In de loop der jaren heb ik diverse pogingen gedaan om gestructureerder en geconcentreerder te werken. Een van die pogingen waarbij het meeste is blijven hangen en die tot nu toe voor mij het beste werkt is Getting Things Done (GTD) van David Allen.

Toen ik laatst met een cliënt sprak over prioriteiten stellen en focussen, vertelde ik over Getting Thing Done en besefte ik dat ik al een tijdje niet meer volgens die methode werk. Een mooi moment om mijn geheugen weer eens op te frissen! Hieronder vertel ik je de samenvatting van mijn GTD-opfrisbeurt.

(Check ook onze Podcast over dit onderwerp, onderaan deze pagina)

Concentratie

Getting Things Done, vaak afgekort naar GTD, kun je omschrijven als een methode die je helpt te concentreren op wat op dit moment het belangrijkste voor je is. Sounds good to me!  Het boek van David Allen over deze methode is al 15 jaar een wereldwijde bestseller met meer dan 2 miljoen verkochte exemplaren. Blijkbaar hebben er meer mensen baat bij zijn methode. 😉

 

stickiesUit je hoofd, op papier

De truc om effectief te werken is het leegmaken van je hoofd. Wanneer er geen ‘oh ik moet dit nog doen en dat niet vergeten’ zaken meer door je hoofd schieten werk je effectiever.

Daarom is het de kunst om alles wat er door je hoofd spookt op één plek te verzamelen.

Gebruik bijvoorbeeld een to-do app op je mobiel (zoals Evernote of Asana) of een schriftje als verzamelpunt en schrijf hierin alles op wat je wilt doen, lezen, bekijken, niet moet vergeten etc. Zorg ervoor dat je dit ‘verzamelpunt’ altijd bij je hebt om op je actiepunten, ideeën, gedachten direct van je af schrijven. Als je alles opschrijft weet je zeker dat je er later op terug kunt komen en durft je brein de gedachten los te laten. Uit je hoofd, op papier is daarbij het credo!

Zelf gebruik ik meestal de projectmanagement tool Asana. Ik moet bekennen dat ik daar niet heel consequent mee ben en dus nog regelmatig moet zoeken waar ik dat ook alweer had genoteerd. Het opschrijven ansich werkt dus heel goed en geeft mij rust in mijn hoofd, maar consequent zijn is daarbij wel een aanrader!

 

1,2 Actie!

Als je vervolgens alles op een plek hebt verzameld is het tijd om te gaan sorteren. De eerste vraag die je jezelf hierbij stelt is: Is het een actie?

JA: Als je de actie in 2 minuten kunt doen, gelijk doen! Dan is die taak maar afgevinkt. Dit vind ik persoonlijk een super handige ‘regel’. Als het langer duurt dan 2 minuten om die taak af te ronden, dan komt deze op je actielijst te staan, waar ik straks nog wat meer over vertel.

Omschrijf iedere actie zo concreet mogelijk zodat je daar verder niet meer over na hoeft te denken. Bijvoorbeeld: gehakt, tomaat, lasagnebladen kopen voor de lasagne ipv boodschappen doen voor vanavond.

 

NEE: hierbij stel je jezelf de vraag of je hier op een later moment nog wat mee wilt. Afhankelijk daarvan:

  • Sla je het ergens op in een mapje waar je later nog eens naar kijkt (dat artikel dat je nog wilt lezen, maar geen haast heeft).
  • Je bewaart het ergens (zoals de gebruiksaanwijzing voor het koffieapparaat),
  • Of je gooit het gelijk weg (die vele e-mails waar je in bent gecc’t en waar geen actie in staat).

Herhaal dit voor alle verzamelde info. Het lijkt misschien veel gedoe, maar, believe me, het helpt je!

 

Organiseer en just do it!GTD workflow

De actielijst die overblijft ga je verder onderverdelen.

  • Is de actie onderdeel van een project (dus heeft het meerdere actiepunten zoals bijvoorbeeld ‘informatie verzamelen voor een presentatie’),
  • Kun je de actie in een categorie (zoals een bel,- e-maillijst)  zetten of
  • Heeft de actie een deadline en plan je deze gelijk in je agenda (zoals Piet feliciteren).

Verdeel het, plan het in en ga het doen!
Deze stap is voor mij een feestje. Alle acties opdelen in kleine stukjes en inplannen. Daarmee houd ik het overzichtelijk en dat geeft mij heel veel rust. Het allerlekkerste is natuurlijk als ik vervolgens acties af kan vinken en na een dag vol trots naar mijn afgevinkte to do lijst kijk. Halleluja!

 

De aanhouder wint

Het is bij Getting Things Done handig (lees belangrijk) dat je wekelijks jouw systeem door neemt/reviewt. Bekijk wat er nieuw bij is gekomen op je verzamelpunt, organiseer je acties, vink af wat je  gedaan hebt en bedenk de eerstvolgende actie’ voor elk project. Zorg vervolgens dat je alles ‘een plekje geeft’. Leg dingen niet terug in je verzamelpunt/ inbox, zorg dat alles georganiseerd wordt.

Dit punt gaat het bij mij nog wel eens mis en hier kan ik dus nog de meeste winst behalen. Het volhouden. Ik begin vol goede moed aan een gestructureerde manier van werken, maar na een paar weken versloft dat en is het een bonte verzameling van oude, onvolledige en niet bijgewerkte acties. Hierbij geldt dus, : de aanhouder wint. Blijf je werkmethode updaten zodat deze actueel en dus werkbaar blijft. Het is dus handig (note to self:) om dit moment ook in te plannen in je agenda, bijvoorbeeld iedere maandag ochtend. 

 

notes actions

Ik ga nu als de wiedeweerga vol goede moed en een cappuccino aan de slag om het GTD-principe weer toe te passen. In het boek van David Allen staat dit alles uiteraard nog veel uitvoerigeromschreven. Iets minder geduld? In dit filmpje worden de GTD-principes ook in een paar minuten op een leuke manier toegelicht https://youtu.be/gCswMsONkwY

 

Janneke

En we hebben ook een PODCAST met aanvullende informatie. Luister hem hieronder via Soundcloud:

PS, als je met een coach (Dennis of Janneke) van de Mindbrouwerij wilt sparren over wat er allemaal door jouw hoofd heen gaat aan gedachtes kun je hier een Try Out coachgesprek aanvragen.

Janneke Koninkx - De Mindbrouwerij

Janneke Koninkx | De Mindbrouwerij

Grafisch vormgeving en Podcast: Dennis Beentjes

1 thought on “Getting things done met de chaos in mijn hoofd

  1. Pingback: Mijn brein zit vol - Waarom dagdromen zo belangrijk is voor productiviteit De Mindbrouwerij

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.